Pentingnya Surat Perintah Lembur

Salah satu fitur penting yang sering dimanfaatkan dalam penggunaan Software Payroll Indonesia adalah perhitungan lembur. Keterkaitan antara lembur dengan pembayaran menyebabkan masalah lembur cukup sensitif bagi perusahaan maupun karyawan. Dalam hal ini HRD sebagai pihak yang melakukan perhitungan dan pembayaran upah lembur harus membuat peraturan untuk menyeimbangkan kebutuhan keduanya. Salah satu bentuk aturan main yang biasa diterapkan terkait lembur adalah mewajibkan atasan untuk membuat surat perintah lembur (SPL) yang kemudian diberikan kepada HRD.

SPL adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak atasan atau perwakilan perusahaan kepada perkerja untuk melakukan pekerjaan diluar jam kerja normal. Dengan adanya SPL maka pembayaran lembur akan lebih terkontrol dan lembur yang dilakukan bisa untuk dipertanggung jawabkan. Beberapa manfaat bagi perusahaan yang menjalankan sistem SPL untuk mencatat lembur karyawan:

1. Menjalankan peraturan pemerintah

Terkait surat penugasan lembur yang banyak diartikan sebagai SPL ternyata sudah diatur oleh pemerintah melalui Keputusan Menteri Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor KEP.102 /MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur (“Kepmenakertrans 102 /MEN/VI/2004”). Dimana pada Pasal 6 Ayat (1) Kepmenakertrans 102 /MEN/VI/2004 dituliskan Untuk melakukan kerja lembur harus ada perintah tertulis dari pengusaha dan persetujuan tertulis dari pekerja/buruh yang bersangkutan.

2. SPL Sebagai Dasar Perhitungan

Dengan informasi yang disediakan SPL sebagai dasar perhitungan fitur lembur Software Payroll Indonesia maka HRD akan lebih mudah dalam melakukan perhitungan upah lembur. Apalagi jika karyawan sudah disiplin mengumpulkannya ke HRD, HRD dapat memulai perhitungan tersebut tanpa harus menunggu tanggal tutup buku.

Pada perusahaan yang sudah menggunakan sistem absensi, SPL akan dibandingkan dengan jam aktual kehadiran. Dimana HRD akan mempertanyakan data yang tidak sesuai antara absensi dengan surat perintah lembur. Tentang tindakan yang dilakukan oleh HRD jika ada jam absen yang tidak sesuai jam kerja lembur harus dijelaskan lebih rinci lagi melalui Peraturan Perusahaan atau Peraturan Kerja Bersama yang sudah disepakati antara pekerja dan pemberi kerja. Hal ini dilakukan untuk menghindari praktek kecurangan yang mungkin terjadi dilapangan.

3. Dasar pertanggung jawaban

Pihak Management biasanya akan menanyakan nilai upah lembur yang selama ini dibayarkan. Apalagi jika nilainya cukup besar, tentu akan menarik perhatian mereka untuk meminta pertanggung jawaban dari pihak terkait. Dengan adanya tanda tangan yang tertera disetiap SPL, manajemen dapat dengan mudah menunjuk orang untuk dimintai keterangannya. Selain itu dari sisi pekerja juga bisa mempertanggungjawabkan setiap pekerjaan lembur yang dilakukan, karena pada setiap SPL tercatat keterangan atas lembur tersebut.

4. Keperluan Pengecekan / audit

Berbicara tentang audit sangat erat kaitannya dengan bukti. Dan SPL dapat digunakan sebagai bukti dan dasar pengecekan oleh tim audit untuk memeriksa pembayaran lembur yang dilakukan selama ini. Tidak hanya tentang pembayaran, keterangan pada setiap SPL juga bisa menjadi data bagi tim audit untuk mengecek jenis pekerjaan yang dilakukan sehingga karyawan tersebut harus melakukan lembur.