Bagaimana Aplikasi “Employee Self Service” Membantu Pekerjaan Anda?

Banyak orang mengira jika tugas utama Team HR adalah melakukan perekrutan karyawan baru untuk mengisi jabatan yang kosong ataupun jabatan yang baru dibuat. Tetapi kenyataannya adalah sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk mengurus data karyawan aktif (operasional). Mulai dari data personalia, data kehadiran (lembur, cuti, izin, dan sakit), reimbursement, serta membuat laporan atas transaksi-transaksi tersebut. Data tersebut harus diproses secara harian oleh Team HR agar pekerjaanya tidak menumpuk dan hasil pengecekannya bisa digunakan oleh bagian lain seperti Payroll, Finance, dan Accounting.

Penerapan flow pekerjaan yang kurang efisien memang menyebabkan fenomena “bottle neck” dimana dalam hal ini Team HR sebagai leher botolnya. Beberapa kendala seperti data yang tidak valid, penyerahan data yang terlambat, serta kebutuhan atas format laporan yang berbeda-beda dari beberapa bagian membuat pekerjaan di Team HR menjadi semakin berat. Untuk menggambarkan kondisi tersebut mungkin kita bisa melihat pada gambar dibawah.

Berikut contoh Flow Approval Surat Perintah Lembur (SPL) beserta kendala yang umum dihadapi.

1. Karyawan / admin produksi mengisi form SPL, dan diberikan ke atasan untuk ditandatangani.

Pada kondisi tertentu lembur dilakukan tanpa perencanaan sehingga SPL baru bisa dibuat setelah lembur dilakukan.

2. Atasan menyetujui SPL yang dibuat dengan menandatangani form SPL tersebut.

Terkadang atasan tidak dapat menandatangani SPL yang masuk karena tidak sedang berada di kantor.

3. Team HR melakukan validasi data lembur dari semua bagian dengan membandingkan jam SPL dengan data absensi.

Jam aktual kehadiran berbeda dengan SPL yang dibuat sehingga harus di cek kembali.

4. SPL diinput ke data payroll untuk dikalkulasi. SPL diinput ke laporan lembur.

Pekerjaan menumpuk di HRD karena data yang terlambat.

Sebagian masalah tersebut bisa diatasi dengan membuat aturan yang disepakati oleh semua pihak, seperti:

Pembatasan waktu pemberian SPL SPL paling lambat diberikan ke Team HR pada hari dilakukakannya lembur atau H + 1 setelah terjadinya lembur (disesuaikan dengan dengan kondisi lapangan).
Delegasi Approval : Jika atasan tidak memungkinkan untuk menandatangani form SPL maka penandatanganan dapat didelegasikan ke salah satu bawahannya.

Penarapan kedua aturan tersebut dapat membantu meringankan beban pekerjaan HRD dari segi ketepatan waktu pengumpulan form. Akan tetapi, beban pekerjaan HRD dalam membandingkan jam SPL dengan jam aktual absensi dan membuat laporan atas SPL tersebut tidak dapat dieliminasi. Untuk mengurangi beban pekerjaan lebih jauh lagi, penggunaan Software HR Indonesia terutama yang memiliki fitur Employee Self Service (ESS) dapat memberikan solusi dalam mempercepat proses flow approval dan pelaporan atas transaksi tersebut. Berikut beberapa solusi yang didapatkan dari penggunaan ESS:

1. Pada kondisi tertentu lembur dilakukan tanpa perencanaan sehingga SPL baru bisa dibuat setelah lembur dilakukan.

Karyawan ataupun admin bisa membuat request (mengisi form) melalui ESS kapanpun dan dimanapun.

2. Terkadang atasan tidak bisa langsung menandatangani SPL yang masuk karena sedang tidak dikantor.

Atasan bisa melakukan approval dari transaksi yang dibuat bawahannya dari mana saja. Jika seorang atasan ingin melakukan cuti maka dia bisa mendelegasikan tugasnya sebagai approver ke salah satu bawahan.

3. Seringkali jam aktual kehadiran berbeda dengan SPL yang dibuat sehingga harus di cek kembali.

Software akan secara otomatis membandingkan jam SPL dengan jam aktual kehadiran.

4. Pekerjaan menumpuk di HRD karena data yang terlambat.

Pekerjaan HRD akan berkurang, karena proses approval yang lebih cepat. Selain itu HRD tidak perlu melakukan penginputan form SPL baik untuk kalkulasi payroll maupun untuk laporan karena semua sudah diakomodir oleh sistem.