Cloud vs On Premise dalam memilih Software Payroll dan HRIS

Dalam memilih Software Payroll untuk perusahaan anda, hal utama yang anda harus perhatikan adalah pemilihan arsitektur, apakah dipasang pada perusahaan anda atau dipasang pada cloud/tempat vendor. Software Payroll Cloud sekarang sudah banyak ditawarkan tetapi ada banyak perusahaan yang memilih menggunakan Software Payroll On-Premise. Adapun ada beberapa pertimbangan yang mungkin dapat dipertimbangan dalam memilih antara Cloud (sewa) dan On-Premise (pembelian):

1. Apakah biaya per tahun tetap atau meningkat?

Yang perlu diperhatikan setiap perusahaan tentunya adalah biaya. Jikalau anda membeli Software Payroll On-Premise biaya yang perlu di keluarkan tiap tahunnya adalah biaya maintenance atas support dan update software. Sedangkan untuk sewa Software Payroll cloud, biaya yang perlu dikeluarkan adalah biaya sewa per tahun. Salah satu yang perlu diperhatikan adalah apakah ada klausa ataupun kesepakatan kapan biaya maintenance/sewa naik?

Tentunya kalaupun terjadi kenaikan harga maintenance software biasanya lebih murah daripada  biaya sewa software tiap tahun. Mungkin ini menjadi pertimbangan tersediri untuk perusahaan anda.

2. Apakah jikalau sudah tidak berlanganan, data masih dapat di akses dengan aplikasi?

Hal ini sering banyak ditanyakan dan menjadi pertimbangan untuk memilih aplikasi karena aplikasi yang anda gunakan adalah aplikasi payroll sehingga tentunya data history sangatlah penting.

Jikalau melakukan sewa Software Payroll Cloud, karena aplikasinya disewa maka data tidak bisa diakses lagi melalui aplikasi pada cloud tersebut.

Jikalau melakukan pembelian Software Payroll On-Premise, karena aplikasi sudah dibeli dan hak milik maka aplikasi tetap dapat di akses oleh user.

3. Siapa dan dimana installasi akan dilakukan?

Hal ini menjadi penting untuk ditanyakan karena perlu diketahui sampai mana vendor akan berperan untuk melakukan installasi.

Pada aplikasi sewa Software Payroll cloud, karena aplikasi diinstall di cloud / tempat vendor, maka installasi dilakukan oleh vendor tanpa perlu dilakukan dan dimaintain oleh IT.

Sedangkan untuk pembelian Software Payroll On-Premise installasi akan dibantu oleh vendor pada komputer yang ada pada tempat user.

4. Apakah data saya aman?

Salah satu hal yang perlu ditanyakan sewaktu memilih vendor ini adalah apakah data yang disimpan aman dan terenkripsi di server?

Pada Software Payroll Cloud, data anda akan diletakan pada cloud / tempat vendor.

Sedangkan pada pembelian Software Payroll On-Premise, data disimpan pada server/tempat anda.

5. Lebih baik Capital Expenditure (CAPEX) atau Operating Expenditure (OPEX)?

Setiap perusahaan mempunyai struktur dan pengaturan keuangan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, pertanyaan CAPEX atau OPEX ini sering banyak ditanyakan.

CAPEX adalah investasi/biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pembelian yang dikategorikan sebagai aset perusahaan.

Contoh: Mesin Printer

OPEX adalah investasi/biaya yang dikeluarkan secara berkelanjutkan untuk menjalankan bisnis.

Contoh: Kertas & Tinta Printer

Pada sewa Software Payroll Cloud biaya yang dikeluarkan biasanya lebih banyak kearah OPEX.

Sedangkan pada pembelian Software Payroll On-Premise biayanya lebih kearah CAPEX dan ada penambahan biaya OPEX untuk maintenance.

Dari sisi keuangan, hal ini menjadi pertanyaan dan diperhitungkan seperti, jikalau membeli Software Payroll On-Premise, akan setara dengan berapa bulan/tahun menyewa Software Payroll Cloud. Apakah struktur keuangan perusahaan anda mau melakukan investasi tersebut diatas?

6. Kelebihan fitur-fitur yang ditawarkan?

Karena architecture Software Payroll Cloud dan Software Payroll On-Premise bisa terjadi perbedaan fitur yang ditawarkan, oleh karena itu ada baiknya menambah pertimbangan anda atas fitur apa yang akan anda dapatkan? 

Demikian beberapa pertimbangan yang biasanya menjadi pertimbangan perusahaan atas Pemilihan Arsitektur untuk Software Payroll. Diluar hal ini mungkin masih banyak pertimbangan lagi yang harus dilakukan yang harus disesuaikan dengan tujuan, target maupun budget dari perusahaan anda.